Hai trách nhiệm Tuân thủ Chống rửa tiền & Tuân thủ Chống khủng bố được thực hiện bởi Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền (MLRO). Các Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền thực hiện các trách nhiệm của mình độc lập với các hoạt động và dịch vụ mà họ giám sát. Các Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền báo cáo trực tiếp cho Hội đồng Quản trị.
Trách nhiệm tuân thủ bao gồm các nhiệm vụ sau:
Quyền hạn của Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền (AML Compliance Officer):
Nhiệm vụ của Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền:
Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền sẽ liên tục giám sát các hoạt động của Công ty và khách hàng của công ty để xác định các dấu hiệu của rửa tiền, bằng cách xem xét các bản kê khai giao dịch, báo cáo tài khoản, báo cáo các điểm bất thường hoặc các báo cáo và tài liệu khác để xác định các hoạt động đáng ngờ.
Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền phải chịu trách nhiệm hợp tác với tất cả các cuộc điều tra rửa tiền theo quy định; cung cấp tất cả tài liệu và thông tin được yêu cầu cho các tổ chức liên bang, tiểu bang và tự trị.
Tiếp nhận báo cáo về hoạt động đáng ngờ
Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền sẽ tiếp nhận tất cả các báo cáo từ nhân viên về các hoạt động đáng ngờ hoặc vi phạm chính sách Chống rửa tiền. Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền phải chấp nhận tất cả các báo cáo đó một cách bí mật từ người giám sát của các phòng ban hoặc từ bất kỳ nhân viên nào một cách trực tiếp.
Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền sẽ tiến hành một cuộc điều tra toàn diện về mỗi trường hợp báo cáo hành vi đáng ngờ. Quá trình điều tra, cũng như mọi dữ liệu được thu thập từ đó, cùng với quyết định cuối cùng của Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền về cuộc điều tra sẽ phải được ghi lại.
Công ty sẽ thực hiện mọi biện pháp phù hợp để đảm bảo rằng các tài khoản không được sử dụng cho mục đích nắm giữ tài sản có được do hoặc để tạo điều kiện cho việc thực hiện bất kỳ hoạt động tội phạm nào hoặc cho bất kỳ mục đích nào trái với Quy định và Hành vi (Chống) rửa tiền. Để giảm thiểu rủi ro rửa tiền, công ty sẽ không chấp nhận bất kỳ khoản ký quỹ tiền mặt nào.
3.1 Áp dụng phương pháp dựa trên rủi ro
Công ty sẽ áp dụng các biện pháp và thủ tục phù hợp, trên cơ sở dựa trên rủi ro, để tập trung nỗ lực của mình vào những nơi mà rủi ro về Rửa tiền & Tài trợ khủng bố có vẻ cao hơn. Một phương pháp dựa trên rủi ro sẽ:
(a) Nhận biết rằng mối đe dọa về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố khác nhau giữa các khách hàng, quốc gia, dịch vụ và tài sản tài chính;
(b) Cho phép ban giám đốc phân biệt các khách hàng của Công ty một cách phù hợp với rủi ro của hoạt động kinh doanh của họ;
(c) Cho phép ban giám đốc áp dụng phương pháp riêng của mình trong việc xây dựng các chính sách, thủ tục và biện pháp kiểm soát phù hợp với các tình huống và đặc điểm cụ thể;
(d) Giúp tạo ra một hệ thống hiệu quả hơn về mặt chi phí; và
(e) Thúc đẩy việc ưu tiên các nỗ lực và hành động của Công ty nhằm ứng phó với khả năng xảy ra hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố thông qua việc sử dụng các dịch vụ được cung cấp.
3.2 Nghĩa vụ thiết lập mối quan hệ kinh doanh
Công ty không được thực hiện giao dịch một lần (one-off transaction) hoặc thiết lập một mối quan hệ kinh doanh trong quá trình hoạt động kinh doanh tài chính liên quan trừ khi:
(i) đã thiết lập các quy trình phòng chống rửa tiền, nghĩa là:
(ii) giúp nhân viên của mình hiểu rõ các nghĩa vụ theo luật định và các thủ tục của Công ty; và
(iii) duy trì các quy trình đào tạo.
Vì các mục đích này, một giao dịch một lần là một giao dịch khác ngoài giao dịch được thực hiện trong quá trình thiết lập mối quan hệ kinh doanh.
Công ty sẽ không tiến hành kinh doanh với những người sử dụng tên hoặc địa chỉ cho thấy rõ là giả mạo và sẽ không giữ các tài khoản ẩn danh.
Yêu cầu truyền thông – mọi yêu cầu đưa ra tuyên bố hoặc thông tin từ phương tiện truyền thông hoặc nguồn khác phải được chuyển đến MLRO (Nhân viên Báo cáo Rửa tiền) để xử lý.
3.3 Thủ tục nhận dạng
Trong mọi trường hợp trước khi chuyển hoặc thanh toán bất kỳ khoản tiền nào cho một bên thứ ba, Công ty phải đảm bảo sau khi đã thực hiện liên hệ lần đầu tiên, rằng bằng chứng thỏa đáng đã được cung cấp hoặc các biện pháp khác đã được thực hiện để tạo ra bằng chứng thỏa đáng về danh tính của bất kỳ khách hàng hoặc bên liên quan ("người nộp đơn") nào càng sớm càng tốt. Nếu khách hàng dường như đang hành động thay mặt cho một bên thứ ba khác, nghĩa vụ nhận dạng sẽ mở rộng để thu thập đủ bằng chứng về danh tính của bên thứ ba đó. Nếu không có bằng chứng thỏa đáng được cung cấp, công ty sẽ không tiếp tục với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào nữa và chấm dứt mọi thỏa thuận đã đạt được với khách hàng. Nếu có phát hiện hoặc nghi ngờ về việc rửa tiền, sự việc sẽ được báo cáo ngay lập tức theo các quy định được cung cấp trong các quy trình này đến MLRO.
Phương pháp nhận dạng
Công ty sẽ đảm bảo rằng mình đang giao dịch với một cá nhân hoặc pháp nhân thực sự và thu thập đủ bằng chứng để chứng minh rằng người nộp đơn là cá nhân hoặc tổ chức đó. Khi phụ thuộc vào bất kỳ bên thứ ba nào để xác định hoặc xác nhận danh tính của bất kỳ người nộp đơn nào, trách nhiệm pháp lý chung để đảm bảo rằng các thủ tục và bằng chứng thu được là thỏa đáng thuộc về Công ty.
Vì không có một hình thức nhận dạng nào có thể được đảm bảo hoàn toàn là thật hoặc thể hiện danh tính chính xác, quá trình nhận dạng sẽ cần phải được tích lũy, và không có một tài liệu hoặc nguồn dữ liệu duy nhất (ngoại trừ một cơ sở dữ liệu được xây dựng từ một số nguồn dữ liệu đáng tin cậy khác) nên được sử dụng để xác minh cả tên và địa chỉ cố định.
Công ty sẽ thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết, theo Luật và Quy định Phòng (chống) rửa tiền có liên quan, để xác định danh tính của các khách hàng và chủ sở hữu lợi ích. Không có ngoại lệ nào, bất kỳ khách hàng mới tiềm năng nào cũng phải được giới thiệu bởi một khách hàng hiện tại và/hoặc phải có một mối quan hệ hiện tại với Công ty.
Dưới đây là các ví dụ về bằng chứng tài liệu phù hợp. Cần chú ý đảm bảo rằng bất kỳ tài liệu nào được cung cấp đều là bản gốc hoặc là bản sao có xác nhận của luật sư, công chứng hoặc tổ chức trung gian tài chính được ủy quyền. Tất cả các tài liệu phải đến từ một nguồn đáng tin cậy, nơi rất khó sửa đổi hoặc lấy chúng một cách bất hợp pháp. Bản sao của tất cả các giấy tờ nhận dạng phải được chụp tại cơ sở của Công ty và/hoặc trước Giám đốc điều hành và/hoặc MLRO và/hoặc người được Công ty chỉ định.
Thẩm định
Việc thu thập và ghi lại thông tin về các mục sau là cần thiết:
Khách hàng cá nhân
Danh tính sẽ được xác minh sao cho thỏa mãn yêu cầu của Công ty thông qua việc tham khảo các giấy tờ xác nhận danh tính chính thức hoặc các bằng chứng khác có thể phù hợp trong các hoàn cảnh cụ thể bao gồm, nhưng không giới hạn: họ tên đầy đủ; ngày và nơi sinh; quốc tịch; tình trạng hôn nhân; tên của vợ/chồng, nếu đã kết hôn; tên của cha mẹ; địa chỉ đầy đủ, bao gồm số điện thoại và mã thành phố; số điện thoại và email, chữ ký, nghề nghiệp; thông tin về thu nhập và tình hình tài chính của người đó. Các giấy tờ xác minh danh tính phải còn hiệu lực tại thời điểm mở tài khoản
Công ty cũng phải có được bằng chứng riêng về địa chỉ thường trú của người nộp đơn. Thông tin này phải được lấy từ nguồn tốt nhất hiện có. Nên thực hiện một hoặc nhiều bước sau để xác nhận địa chỉ:
Những giấy tờ nhận dạng không có ảnh hoặc chữ ký và dễ lấy được (ví dụ: giấy khai sinh và bằng lái xe) không được chấp nhận làm phương tiện nhận dạng duy nhất.
Khách hàng doanh nghiệp
Nếu công ty đăng ký được niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán được công nhận hoặc phê duyệt hoặc nếu có bằng chứng độc lập cho thấy công ty đăng ký là công ty con thuộc sở hữu toàn bộ hoặc công ty con dưới sự kiểm soát của công ty như vậy, thì không cần thực hiện thêm bước xác minh danh tính ngoài các bước kiểm tra thương mại thông thường và thẩm định cần thiết.
Nếu công ty đăng ký là một công ty chưa niêm yết mà không có giám đốc chính hoặc cổ đông nào đã có tài khoản tại công ty chúng tôi, các tài liệu sau đây sẽ được lấy từ một nguồn chính thức hoặc độc lập được công nhận:
mô tả và tính chất của hoạt động kinh doanh bao gồm:
Công ty sẽ, trong khả năng có thể, cố gắng thu thập danh sách thành viên hoặc danh sách tên và địa chỉ của các cổ đông nắm quyền kiểm soát trong công ty. Khi cần thiết, công ty sẽ thu thập thông tin giống như thông tin cần thiết với một khách hàng cá nhân đối với các chủ sở hữu hưởng lợi của cổ đông doanh nghiệp, được cho là nắm giữ mười phần trăm (10%) hoặc nhiều hơn trong số cổ phần đã phát hành của công ty.
Quỹ ủy thác
Nếu khách hàng là một người được ủy thác, Công ty sẽ đảm bảo rằng họ hiểu rõ cấu trúc của Quỹ ủy thác, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, đủ để xác định bên cung cấp vốn (ví dụ: người ủy thác), những người kiểm soát vốn (ví dụ: người được ủy thác) và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có quyền cách chức người được ủy thác. Người được ủy thác phải xác minh danh tính của người ủy thác hoặc bất kỳ ai thêm tài sản vào quỹ ủy thác theo các thủ tục liên quan đến việc xác minh danh tính của khách hàng và người được ủy thác phải nhận biết mục đích và bản chất của quỹ ủy thác cũng như danh tính của các tài sản được đưa vào quỹ. Công ty sẽ đưa ra phán đoán phù hợp nếu cần thiết phải thẩm định thêm.
Chủ sở hữu hưởng lợi
Việc thẩm định phải được thực hiện đối với tất cả các chủ sở hữu chính được xác định theo các nguyên tắc sau:
Cá nhân: trong trường hợp người nộp đơn là cá nhân, Công ty phải xác định rõ ràng, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, liệu khách hàng có hành động đại diện cho chính mình hay không.
Pháp nhân: nếu khách hàng là một công ty, chẳng hạn như công ty đầu tư tư nhân, Công ty phải hiểu rõ cấu trúc của công ty, dựa trên thông tin và tài liệu do khách hàng cung cấp, đủ để xác định nguồn cung cấp tài chính, chủ sở hữu chính của các cổ phần và những người kiểm soát tài chính, ví dụ: các giám đốc và những người có quyền chỉ đạo các giám đốc của công ty. Đối với các cổ đông khác, Công ty sẽ đưa ra phán đoán phù hợp về sự cần thiết của việc thẩm định bổ sung. Nguyên tắc này áp dụng bất kể vốn cổ phần là cổ phần đăng ký hay cổ phần vô danh.
3.4 Các quốc gia có rủi ro cao
Công ty sẽ áp dụng sự xem xét nghiêm ngặt hơn đối với khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi cư trú ở và nguồn tiền từ các quốc gia được xác định bởi các nguồn đáng tin cậy là có các tiêu chuẩn chống rửa tiền không đạt tiêu chuẩn hoặc có nguy cơ cao về tội phạm và tham nhũng. Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với các giao dịch được thực hiện bởi khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi cư trú tại các quốc gia như vậy.
Khu vực pháp lý nước ngoài
Rủi ro liên quan đến các thực thể được tổ chức ở các khu vực pháp lý nước ngoài được xử lý bằng các thủ tục thẩm định được nêu trong các hướng dẫn này. Tuy nhiên, Công ty sẽ áp dụng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với các giao dịch được thực hiện bởi khách hàng hoặc chủ sở hữu hưởng lợi có trụ sở tại các khu vực pháp lý đó.
Các hoạt động có rủi ro cao
Khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi có nguồn tài sản có được từ các hoạt động được xem là khả năng cao bị rửa tiền sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ.
Các cán bộ nhà nước
Những cá nhân có hoặc đã từng giữ các vị trí quan trọng trong xã hội như quan chức chính phủ, các cán bộ cấp cao của các tổ chức chính phủ, chính trị gia, quan chức đảng chính trị, v.v. cùng gia đình và cộng sự thân cận của họ sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ.
3.5 Trách nhiệm xác minh
MLRO có trách nhiệm xác minh danh tính của từng người nộp đơn mới khi trở thành một khách hàng mới. Các thủ tục xác minh phải được hoàn thành và phải có được bằng chứng thỏa đáng về danh tính của người nộp đơn mới trước khi người nộp đơn được gửi thỏa thuận khách hàng, trừ trường hợp đặc biệt (như được xác định bằng văn bản bởi Quản lý Tuân thủ).
3.6 Thủ tục xác minh
Quá trình xác minh phải được ghi lại bằng cách lập hồ sơ các thông tin liên quan trên Bảng câu hỏi nhận dạng khách hàng của Công ty.
Nếu nghi ngờ về việc phải thu thập thông tin nào để xác minh danh tính của người nộp đơn, nhân viên phải tham khảo ý kiến MLRO để được hướng dẫn ngay lập tức và trước khi bắt đầu bất kỳ giao dịch nào.
3.7 Phê duyệt của Quản lý Tuân thủ Chống rửa tiền
Sau khi hoàn thành, Bảng câu hỏi nhận dạng khách hàng phải được nhân viên hoặc người được Công ty chỉ định điền và ký tên và phải được giao cho Quản lý Tuân thủ để lưu giữ hồ sơ. Đối với mỗi người nộp đơn, Quản lý Tuân thủ cũng phải ký xác nhận vào các biểu mẫu và sẽ chịu trách nhiệm quyết định những thông tin bổ sung nào, bao gồm cả tài liệu, được yêu cầu trước khi tiến hành kinh doanh cho người nộp đơn.
2.2.8 Thủ tục lưu giữ hồ sơ
Công ty cũng phải lưu giữ tất cả các hồ sơ trong thời gian không ít hơn 5 năm kể từ ngày hoàn thành giao dịch. Các hồ sơ này nên bao gồm các tài liệu xác minh danh tính của đối tác và một bản ghi các giao dịch với hoặc cho khách hàng đó.
2.2.9 Giám sát và Đánh giá định kỳ
Công ty sẽ đưa ra đánh giá chung về những bước thẩm định tiếp theo cần thực hiện, nếu có, liên quan đến khách hàng hiện tại, đồng thời triển khai hệ thống đánh giá định kỳ sau đây về hoạt động trên tài khoản khách hàng:
Nhân viên xử lý hoặc chịu trách nhiệm quản lý xử lý các giao dịch có thể liên quan đến rửa tiền sẽ được biết về:
Tất cả các nhân viên sẽ được cung cấp quyền truy cập vào các Luật và bất kỳ Hướng dẫn nào có liên quan và sẽ nhận được đào tạo định kỳ bổ sung vào thông tin được cung cấp trong tài liệu này. Hoạt động này dự kiến sẽ bao gồm các hội thảo do Quản lý Tuân thủ tổ chức. Các nhân viên nên đảm bảo rằng họ thường xuyên cập nhật kiến thức về các quy trình này vì sự nghiêm trọng của hậu quả nếu vi phạm Luật và các Quy định.
Hồ sơ về khóa đào tạo chống rửa tiền được cung cấp phải được lưu giữ và sẽ bao gồm ngày tháng, nội dung và tên của những người được đào tạo.
Tất cả nhân viên đều có nghĩa vụ pháp lý và quy định phải báo cáo thông tin mà họ phát hiện, nếu thông tin đó làm nảy sinh nghi ngờ hoặc căn cứ hợp lý về hành vi rửa tiền. Vì vậy, ngay cả khi một nhân viên thực sự không biết hoặc không nghi ngờ nhưng lẽ ra nên biết hoặc nghi ngờ mà không báo cáo, họ sẽ phạm tội. Do đó, việc giám sát liên tục các giao dịch đáng ngờ phải được thực hiện. Việc hiểu rõ khách hàng là tuyến phòng thủ quan trọng nhất của Công ty trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện các hoạt động rửa tiền. Điều quan trọng là Công ty phải xác minh danh tính của các đối tác mới và đảm bảo rằng họ tham gia vào các hoạt động kinh doanh hợp pháp và chia sẻ các tiêu chuẩn cao về tính liêm chính và thực tiễn kinh doanh của Công ty.
Thông tin liên quan đến rửa tiền đã được định nghĩa trước đó và bao gồm: cố tình phớt lờ những điều thể hiện rõ ràng, cố tình và cẩu thả không tiến hành các cuộc điều tra như một người trung thực và lý trí sẽ làm, thông tin về những trường hợp có thể chỉ ra sự thật hoặc đặt họ vào tình huống phải thực hiện điều tra.
Sự nghi ngờ được đánh giá dựa trên cơ sở chủ quan nhưng không chỉ là suy đoán đơn thuần. Tiêu chuẩn pháp lý để nghi ngờ dựa trên một thử nghiệm khách quan thay vì một thử nghiệm chủ quan từ sự nghi ngờ. Điều này có thể bao gồm sự cố ý mù quáng (cố tình làm ngơ), sơ suất (không cẩn thận, không tiến hành điều tra đầy đủ) và không đánh giá đúng mức độ các sự thật và thông tin được trình bày hoặc hiện có. Cần lưu ý rằng sự nghi ngờ sẽ phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ và giao dịch cũng như các tình huống cụ thể ở từng trường hợp.
Vì vậy, Công ty sẽ đảm bảo rằng nhân viên thực hiện tất cả các bước phù hợp trong từng tình huống cụ thể để hiểu rõ khách hàng và lý do của giao dịch hoặc chỉ thị đó. Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ về các báo cáo do nhân viên của họ thực hiện và các báo cáo gửi đến Cơ quan Giám sát.
Một giao dịch đáng ngờ thường là giao dịch không phù hợp với hoạt động kinh doanh hợp pháp đã biết của khách hàng. Để hỗ trợ việc đánh giá một giao dịch đáng ngờ, cần nhấn mạnh vào việc hiểu rõ doanh nghiệp của khách hàng và lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Doanh nghiệp của khách hàng và các yêu cầu của họ cũng như việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp việc đánh giá được thuận lợi hơn. Tất cả nhân viên có trách nhiệm báo cáo bất kỳ thông tin hoặc nghi ngờ nào về hành vi rửa tiền.
Các câu hỏi sau đây có thể giúp xác định liệu một giao dịch có đáng ngờ hay không:
Những nghi ngờ về rửa tiền, dù nhỏ đến đâu, cũng nên được thảo luận ngay lập tức với Nhân viên Báo cáo Rửa tiền (MLRO). Một biểu mẫu nội bộ để báo cáo nghi ngờ hoặc thông tin về hành vi rửa tiền cần được có trong sổ tay này.
Cũng cần thực hiện các bước để giám sát các tài khoản được nắm giữ bởi các khách hàng giữ các vị trí quan trọng trong xã hội như các quan chức chính phủ, chính trị gia và bất kỳ tài khoản liên kết đã biết nào.
Việc báo cáo một hành vi đáng ngờ là một biện pháp phòng vệ chống lại cáo buộc vi phạm bảo mật. Tuy nhiên, mọi tuyên bố cho báo chí hoặc các hình thức công khai khác phải được chuyển qua Nhân viên Báo cáo Rửa tiền (MLRO) hoặc người thay thế của anh/cô ấy. Báo cáo được thực hiện với thiện ý sẽ miễn cho những người liên quan khỏi trách nhiệm hình sự, dân sự hoặc hành chính. Bảo mật trong khi cuộc điều tra đang diễn ra là cực kỳ quan trọng và nhân viên được nhắc nhở về tội "tiết lộ bí mật".
Nhân viên phải báo cáo bất kỳ hành vi đáng ngờ nào liên quan đến rửa tiền cho Nhân viên Báo cáo Rửa tiền (MLRO).
Hành vi đáng ngờ cần được ghi chép đầy đủ, bao gồm tên và địa điểm của nhân viên báo cáo, thông tin chi tiết về khách hàng và mô tả về thông tin dẫn đến hành vi đáng ngờ.
Tất cả các cuộc điều tra nội bộ liên quan đến báo cáo và lý do đằng sau việc có nộp báo cáo hay không cũng nên được ghi chép lại.
MLRO nên nhắc nhở nhân viên báo cáo tránh "tiết lộ bí mật" cho đối tượng bị nghi ngờ và thông tin liên quan đến báo cáo không nên được tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào.
Yêu cầu báo cáo cũng bao gồm những trường hợp mà doanh nghiệp hoặc giao dịch không được tiến hành do các tình huống có dính líu đến đơn hoặc đề xuất dẫn đến nghi ngờ về việc rửa tiền.
Chúng tôi sẽ ghi lại quá trình xác minh, bao gồm tất cả thông tin nhận dạng được cung cấp bởi khách hàng, các phương pháp sử dụng và kết quả của quá trình xác minh, cũng như giải quyết mọi yếu tố không nhất quán trong thông tin nhận dạng. Chúng tôi sẽ lưu trữ hồ sơ có mô tả của bất kỳ tài liệu nào mà chúng tôi đã dựa vào để xác minh danh tính của khách hàng, ghi chú loại tài liệu, bất kỳ số nhận dạng nào có trong tài liệu, nơi phát hành, ngày phát hành và ngày hết hạn. Đối với việc xác minh không dựa trên tài liệu, chúng tôi sẽ giữ lại các tài liệu mô tả các phương pháp và kết quả của bất kỳ biện pháp nào chúng tôi đã thực hiện để xác minh danh tính của khách hàng. Chúng tôi sẽ duy trì hồ sơ của tất cả thông tin nhận dạng trong năm năm sau khi tài khoản đã được đóng. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ được tạo ra để xác minh danh tính của khách hàng trong năm năm sau khi hồ sơ được tạo.
Công ty sẽ có trách nhiệm xác nhận rằng mỗi Khách hàng đã nộp Bảng câu hỏi Know-Your-Client (sau đây được gọi là "KYC") đã ký đầy đủ.
Công ty sẽ có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ phù hợp cho Khách hàng để hoàn thành KYC một cách chính xác. Công ty phải thông báo cho tất cả Khách hàng về ý nghĩa mà việc hoàn thành chính xác KYC mang lại, nhằm giúp Công ty cung cấp dịch vụ chính xác, bảo vệ và quảng bá lợi ích của Khách hàng.
Hiểu về kinh nghiệm đầu tư của khách hàng bao gồm việc thu thập thông tin về các giao dịch tài chính mà họ đã thực hiện trong quá khứ, loại và số lượng liên quan, cũng như tần suất của các giao dịch.
Công ty cần thu thập thông tin về mục tiêu đầu tư của khách hàng, bao gồm thời gian đầu tư dự định (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng (thấp, trung bình hoặc cao).
Ngoài ra, đánh giá về tài sản tài chính của Khách hàng phải bao gồm một cái nhìn tổng quan về danh mục tài sản của Khách hàng, bao gồm thu nhập của Khách hàng, cũng như tài sản chính của Khách hàng (bất động sản, tài sản tài chính, tài sản có giá trị cao, các tài sản đáng kể khác), chi phí hàng tháng và nghĩa vụ trả nợ.
Công ty phải chú ý đến việc thông báo tới Khách hàng về việc thông tin Khách hàng và điều kiện tài chính của Khách hàng có thể thay đổi trong tương lai.
Một nghĩa vụ đối với tất cả nhân viên là phải báo cáo thông tin hoặc nghi ngờ về việc rửa tiền theo các quy trình này. Một nhân viên bị xem là phạm tội nếu có lý do hợp lý cho nghi ngờ/thông tin về việc rửa tiền và anh ta/cô ấy không báo cáo. Do đó, nếu có nghi ngờ, dù nhỏ đến đâu:
(a) Ngay lập tức thông báo cho MLRO bằng lời nói và hoàn thành biểu mẫu báo cáo này. Bạn đã được miễn trách nhiệm về bất kỳ trách nhiệm hình sự cá nhân nào. Tuy nhiên, bạn phải tuân thủ theo chỉ dẫn của Quản lý Tuân thủ và quản lý liên quan đến khách hàng và giao dịch cho đến khi vấn đề được giải quyết;
(b) Bạn không thể tiếp tục quản lý danh mục của khách hàng cho đến khi có sự cho phép từ Quản lý Tuân thủ;
(c) Quản lý Tuân thủ phải nhanh chóng xem xét tình hình với Ban quản lý cấp cao;
(d) Xem xét sẽ duy trì hoặc bác bỏ nghi ngờ. Nghi ngờ được duy trì sẽ dẫn đến Công ty thực hiện một báo cáo mật với các cơ quan chức năng sẽ chỉ đạo Công ty phải làm thế nào tiếp theo;
(e) Bạn không được tiết lộ cho khách hàng hoặc bất kỳ người nào khác rằng bạn hoặc Công ty đã báo cáo;
(f) Nếu còn nghi ngờ, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ Quản lý Tuân thủ.
VUI LÒNG CUNG CẤP CÁC THÔNG TIN SAU ĐÂY
6. Khách hàng có phải là khách hàng hiện tại không
8. Nghi ngờ hoặc thông tin có được trong quy trình xác minh:
(a) Khách hàng được giới thiệu cho chúng ta bằng cách nào?
(b) Xác minh danh tính đã hoàn thành chưa?
(c) Việc xác minh danh tính của khách hàng có khó khăn bất thường không?
Nếu có, vui lòng ghi rõ:
9. Xin vui lòng mô tả trong ô bên dưới thông tin hoặc nghi ngờ về việc rửa tiền, lý do bạn nghi ngờ và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Vui lòng cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt. Các điểm sau có thể giúp bạn:
(a) Vai trò của bất kỳ người quản lý tín dụng nào được liên quan đến quản lý danh mục có phổ biến không?
(b) Tiền gửi vào tài khoản thông qua séc của bên thứ ba mà không có mối liên kết rõ ràng với nhà đầu tư?
(c) Thanh toán bằng séc vào tài khoản khi có sự biến đổi giữa chủ tài khoản, người ký và nhà đầu tư?
(d) Các tình huống đáng nghi khác:
10. MLRO: Vui lòng thêm bất kỳ thông tin phù hợp nào để hỗ trợ hoặc bác bỏ nghi ngờ.