1.1. Xử lý dữ liệu có nghĩa là thu thập, ghi lại, sắp xếp, lưu trữ, thay đổi, thông báo, tư vấn, trích xuất, sử dụng, truyền, sử dụng chéo, chuyển hoặc cấp quyền truy cập cho bên thứ ba, kết nối, đóng, xóa bỏ hoặc phá hủy dữ liệu hoặc một số thao tác đã nói ở trên, bất kể cách thức chúng được thực hiện hay phương tiện được sử dụng.
1.2. Công ty môi giới FX sẽ tổng hợp danh sách và tài liệu về các phương tiện được sử dụng trong xử lý dữ liệu và sẽ lưu giữ hồ sơ xử lý dữ liệu. Danh sách các phương tiện được sử dụng trong xử lý dữ liệu phải bao gồm tên, loại và số lượng thiết bị và tên của nhà sản xuất thiết bị; tên và số giấy phép của phần mềm được sử dụng và tên của nhà sản xuất phần mềm; vị trí của tài liệu của phần mềm được sử dụng.
1.3. Những người tham gia xử lý dữ liệu sẽ chỉ xử lý dữ liệu cho các mục đích được ủy quyền theo các điều kiện đã được xác lập, theo các chỉ thị và lệnh nhận được, họ sẽ duy trì tính bảo mật của dữ liệu đã được họ biết đến trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và không dành cho mục đích sử dụng công cộng. Yêu cầu bảo mật này tiếp tục sau khi chấm dứt mối quan hệ việc làm hoặc dịch vụ với Công ty FX.
1.4. Xử lý dữ liệu trái phép (bao gồm ghi lại, thay đổi, xóa, đọc, sao chép, truyền, vận chuyển trái phép hồ sơ và bất kỳ việc sử dụng dữ liệu trái phép nào (không được quy định bởi nhiệm vụ chính thức) sẽ bị cấm.
1.5. Các biện pháp bảo mật đầy đủ, bao gồm mã hóa dữ liệu nếu cần, sẽ được thực hiện khi truyền dữ liệu bằng thiết bị truyền dữ liệu hoặc trong quá trình vận chuyển hồ sơ.
1.6. Mỗi người dùng cơ sở dữ liệu sẽ được cấp phương tiện xác thực cá nhân, cho phép họ sử dụng cơ sở dữ liệu. Mật khẩu truy cập cho cơ sở dữ liệu điện tử sẽ được thay đổi ít nhất một lần một quý. Việc sử dụng bất kỳ phương tiện nhập mật khẩu tự động sẽ bị cấm. Người dùng hệ thống xử lý dữ liệu sẽ không có quyền truy cập dữ liệu, không bắt buộc phải xử lý dữ liệu được ủy quyền và thực hiện nhiệm vụ của người dùng cụ thể đó.
1.7. Công ty môi giới FX sẽ thực hiện các biện pháp đầy đủ và hợp lý để đảm bảo mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều để lại dấu vết, sau đó sẽ cho phép nhận dạng người thực hiện thao tác, tính chất và thời gian của hoạt động và bất kỳ sự thật có liên quan nào khác, bao gồm khi nào, bởi ai và dữ liệu nào được ghi lại, thay đổi hoặc xóa, hoặc khi nào, bởi ai và dữ liệu nào trong hệ thống xử lý dữ liệu được truy cập, cũng như thông tin về bất kỳ việc truyền dữ liệu nào. Khả năng khôi phục nội dung dữ liệu trước khi sửa đổi sẽ có sẵn khi có bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện trong dữ liệu hoặc tài liệu.
1.8. Người quản lý hoặc nhân viên của Công ty môi giới FX sẽ dựa trên những kỳ vọng chính đáng rằng dữ liệu được gửi là chính xác. Người quản lý hoặc nhân viên của Công ty Đầu tư, đôi khi sẽ xác minh tính chính xác của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu bằng cách yêu cầu người gửi dữ liệu kiểm tra dữ liệu và, nếu cần, sẽ điều chỉnh hoặc xác nhận tính chính xác của dữ liệu.
1.9. Mọi dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác mà người quản lý hoặc nhân viên của Công ty đầu tư biết sẽ bị đóng và mọi biện pháp cần thiết sẽ được thực hiện kịp thời để bổ sung và sửa chữa dữ liệu được đề cập. Theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu, người quản lý hoặc nhân viên của Công ty đầu tư sẽ sửa bất kỳ dữ liệu không chính xác nào về chủ thể dữ liệu trong cơ sở dữ liệu nếu chủ thể dữ liệu thông báo cho người quản lý hoặc nhân viên của Công ty đầu tư về tính không chính xác của dữ liệu về chủ thể dữ liệu và gửi dữ liệu chính xác; dữ liệu không chính xác sẽ được lưu trữ với dữ liệu chính xác và kèm theo ghi chú cho biết dữ liệu không chính xác được sử dụng trong khoảng thời gian nào.
1.10. Nếu độ chính xác của dữ liệu gây tranh cãi, dữ liệu đang được tranh cãi sẽ được đóng lại cho đến khi xác nhận sự chính xác của dữ liệu hoặc xác định dữ liệu chính xác. Người thứ ba đã cung cấp hoặc nhận dữ liệu sẽ được thông báo kịp thời về bất kỳ sự điều chỉnh nào trong dữ liệu nếu nó khả thi về mặt kỹ thuật và không dẫn đến chi phí không tương xứng.
1.11. Các quyết định tự động của hệ thống xử lý dữ liệu, không có sự tham gia của chủ thể dữ liệu, chỉ được phép theo các điều kiện và theo quy trình do pháp luật quy định.
2.1. Chủ thể dữ liệu sẽ có quyền rút lại bất kỳ lúc nào sự đồng ý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân, trong trường hợp này, Công ty đầu tư sẽ ngừng xử lý dữ liệu ở mức độ tương ứng.
2.2. Mọi người đều có quyền truy cập dữ liệu liên quan đến mình, được thu thập trong cơ sở dữ liệu, trừ khi quyền này bị hạn chế bởi luật pháp. Quyết định cấp hoặc từ chối ủy quyền truy cập dữ liệu và phát hành bản sao dữ liệu sẽ do người quản lý điều hành của Công ty FX đưa ra.
2.3. Theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu, Công ty FX sẽ thông báo cho chủ thể dữ liệu về dữ liệu hiện có của chủ thể dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, và nguồn dữ liệu đó, mục đích của việc xử lý dữ liệu và bất kỳ bên thứ ba hoặc hạng mục nào của bên thứ ba đã nhận được ủy quyền truyền dữ liệu, cũng như bất kỳ sự kiện nào khác mà chủ sở hữu (bộ xử lý) của cơ sở dữ liệu được yêu cầu thông báo cho chủ thể dữ liệu, trừ khi quyền của chủ thể dữ liệu nhận thông tin bị hạn chế bởi luật pháp. Dữ liệu sẽ được cấp bằng cách sử dụng phương pháp được yêu cầu bởi chủ thể dữ liệu, nếu có thể, trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu tương ứng.
2.4. Trong những trường hợp được quy định bởi luật pháp, dữ liệu sẽ được chia sẻ với bên thứ ba có quyền yêu cầu và nhận dữ liệu đó theo luật pháp. Trong tất cả các trường hợp khác, dữ liệu sẽ chỉ được chia sẻ với bên thứ ba nếu đã được chủ thể dữ liệu đồng ý tương ứng.
2.5. Người được ủy quyền có thể xem trên website của Công ty Đầu tư các tài liệu về việc thiết lập cơ sở dữ liệu và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến cơ sở dữ liệu.
3.1. Công ty đầu tư có thể thu thập trong cơ sở dữ liệu bất kỳ dữ liệu nào hiện công khai hoặc bất kỳ dữ liệu nào được các đối tượng dữ liệu tự nguyện gửi. Chỉ dữ liệu cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và/hoặc cho việc thực hiện các hoạt động được khách hàng yêu cầu mới có thể được yêu cầu từ khách hàng.
3.2. Công ty môi giới FX sẽ thu thập và xử lý dữ liệu của khách hàng ở mức độ cần thiết để đạt được các mục tiêu được chỉ định (cung cấp dịch vụ) và theo cách được tạo ra cho mục đích cụ thể. Dữ liệu không cần thiết sẽ bị xóa hoặc hủy cùng một lúc. Việc sử dụng dữ liệu theo bất kỳ cách nào khác với thỏa thuận trước đây chỉ được phép với sự đồng ý tương ứng của chủ thể dữ liệu hoặc theo các điều kiện được quy định bởi pháp luật.
3.3. Người quản lý và nhân viên của Công ty FX sẽ đăng ký và lưu giữ dữ liệu và tài liệu liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm:
a) tài liệu, trong đó nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của Công ty môi giới FX và khách hàng, hoặc các điều kiện cung cấp dịch vụ của Công ty môi giới FX cho khách hàng;
b) chi tiết về các dịch vụ và giao dịch được cung cấp và bất kỳ thông tin liên lạc nào giữa khách hàng và Công ty FX, đảm bảo tổng quan về các hoạt động của Công ty FX trong việc cung cấp dịch vụ.
3.4. Người quản lý và nhân viên của Công ty môi giới FX sẽ đăng ký và lưu giữ dữ liệu về các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý của Công ty FX và duy trì các quy tắc thủ tục nội bộ của Công ty.
3.5. Một người được chỉ định bởi Hội đồng quản trị của Công ty môi giới FX sẽ lưu giữ hồ sơ của các tài liệu và sẽ tổ chức bảo quản và lưu trữ các tài liệu đó về các điều kiện và theo các thủ tục được quy định bởi luật pháp và quy tắc thủ tục nội bộ (bao gồm cả thời gian lưu giữ).
3.6. Công ty môi giới FX sẽ lưu giữ dữ liệu trong ít nhất năm năm, trừ khi các điều khoản khác về lưu giữ dữ liệu hoặc tài liệu được quy định bởi luật pháp, các công cụ của Cơ quan dịch vụ tài chính, quy định nội bộ của Công ty FX hoặc các quyết định của các cơ quan quản lý của Công ty FX.
3.7. Các thỏa thuận và/hoặc điều kiện của việc cung cấp dịch vụ bởi Công ty môi giới FX đến khách hàng sẽ được lưu giữ ít nhất trong thời gian mà mối quan hệ hợp đồng hoặc pháp lý khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ giao dịch hoặc dịch vụ giao dịch phụ trợ cho khách hàng vẫn tiếp tục, trừ khi có quy định dài hạn hơn theo luật pháp.
